一、总则

1、目的

为有效预防、及时处理和解决我公司在档案加工过程中出现的突发事件，确保国家档案资源的安全，最大限度地减少档案的损失，保证我公司在档案数字化加工工作依法顺利进行。

2、依据

依据《中和人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、国家档案局中央档案馆《档案工作突发事件应急处置管理办法》等法律法规，结合我公司档案工作实际，制定本预案。

3、定义

本预案所称档案加工工作突发事件，是指由于人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及我公司正在进行数字化加工的档案安全和严重干扰我公司档案加工工作程序，需要采取应急处置措施应对的事件。

4、工作原则

坚持应急处置与预防工作相结合，实行统一领导、分级负责、快速反应、合作互助的原则。

5、适用范围

本预案适用于我公司开展档案加工工作突发事件的应急处置。

二、组织管理

1、组织机构

按照我公司对档案加工实行的统一领导、分级管理的原则，建立档案加工工作突发事件应急处置领导小组（以下简称“应急领导小组”）。应急领导小组由公司安全保密管理办公室会同运营部、技术部、综合部、财务部、市场部负责人组成，由公司安全保密管理办公室统一管理指挥。

2、应急领导小组

组 长：安全保密管理办公室

副组长：运营部、技术部、综合部、财务部、市场部等有关部门领导；

成 员：运营部、技术部全体员工。

3、工作职责

负责向档案加工委托方以及我公司股东大会报告，对存在的安全隐患提出预警及整改意见；

负责突发事件发生时组织人员协同委托方进行救灾，做到听从甲方指挥，服从甲方安平，及协助维护现场秩序；

负责协助做好疏散和抢救档案的安全保卫工作；

负责与甲方沟通，协助做好事故发生后的善后处理等工作；

负责组织应急预案的宣传、培训和演练。

三、分级响应

1、等级划分

我公司档案加工工作突发事件分为三个等级。

一级突发事件：指发生水灾、火灾、重大自然灾害等已经或可能导致档案、档案设施或人员受到严重损毁、伤害的重大突发事件。

二级突发事件：指局部发生水灾、火灾、不可抗力等已经或可能导致档案、档案设施受到损毁的突发事件。

三级突发事件：指档案加工区出现局部异常（如轻微烟雾、异味、渗水等）或设备设施出现故障等一般突发事件。

2、应急响应

根据突发事件的发生范围、性质和影响程度，决定启动相应的应急预案。

一级突发事件主要由当时所在加工现场的公司最高领导负责处置，现场没有公司领导在，由该项目的项目经理负责处置。

二级突发事件主要由当时所在加工现场的公司最高领导负责处置，现场没有公司领导在，由该项目的项目经理负责处置。

三级突发事件由该项目的项目经理负责处置。

四、预防机制

1、应急准备

数字化部在档案加工参与人员进场前，与贵单位档案管理部门（档案室）沟通，了解甲方档案安全防护设备、应急救援器材情况；应急领导小组要结合加工项目和甲方档案室的实际，建立和完善应急组织制度；对所有参加项目的员工开展进场前的安全保密教育和应急制度教育，防患于未然。

2、预防措施

档案每天要向公司应急领导小组电话报告当天进行安全保灭火系统检查。

对于检查中发现的问题或安全隐患应立即向甲方档案管理主要领导汇报；每天要向公司应急领导小组电话报告当天进行安全保密检查情况，做好相应台账。

项目经理无条件接受和服从甲方所下达的应急处置决定，公司应急领导小组接到报告后，要做好相关台账，当接到安全隐患报告，应立即赶到到加工现场协助甲方做好预防处置工作。

五、处置措施

我公司档案加工工作突发事件分为档案加工区域突发事件、档案实体及数据安全突发事件。

1、档案加工区域突发事件及应急处置

1）区域划分

档案数字化加工工作区域的日常安全管理工作由项目经理具体负责。

处置区域：档案加工工作区、档案库房，包括综合、专业等档案库房。

2）发生一级突发事件的处置措施：

立即处置，关闭电脑，报告甲方档案主要领导，建议立即切断电源，关闭水阀。

拔下备份移动硬盘，交甲方妥善保管。

领出的档案按照保管期限从永久到短期（同一保管期限下应以文书档案为先）的抢救顺序，将档案资料转移，已拆装的档案有条理的放入应急塑料盒，密封盒盖。并安置在远离事故发生地的安全区域。

对于受损档案应及时采取相关措施保护、整理，避免损失进一步扩大。

协助甲方维护现场秩序，立即拨打110、119等救援电话，同时组织人员开展力所能及的自救及现场的安全保卫工作。

无条件接受甲方的统一指挥，协助甲方做好各项应急工作。

积极配合专业力量进行抢救，及时疏散滞留在事件发生区域内的人员。

3）发生二级突发事件的处置措施：

等同一级突发事件进行处置。

4）发生三级突发事件的处置措施：

项目经理立即对相处置域进行安全检查，通常所有员工协助排除险情。

排除险情后，积极开展受损档案的抢救和整理工作。

向甲方档案管理的主要领导回报，对该区域进行线路、设备、设施等检查、维修，防止发生重大事故。

2、档案实体及数据安全突发事件及应急处置

1）职责划分

项目经理负责档案加工日常安全保密工作，包括对档案实体、档案扫描数据备份的安全保管、档案内容的保密。

技术部，负责档案加工所使用的电脑管理系统的维护、存储档案数据的服务器的日常维护及局域网网络线的检查、电脑、扫描仪与电源连接线的检查。

2）档案实体被盗：

立即保护现场，严禁无关人员进入。

立即向甲方档案管负责人报告，并向公司应急领导小组报告，并视情报警。

调取监控录像，配合有关部门开展调查取证工作。

3）加工管理系统故障：

及时与技术部联系进行系统的恢复、修复。

发生数据丢失时应及时联系技术部门进行备份数据的启用、导入。

4）档案数据泄密：

立即向甲方管理部门汇报，由甲方技术部门对涉及泄密的电子档案进行技术处理，防止范围扩大。

我方技术部门，有义务与省内相关机构利用技术手段跟踪涉及泄密的电子档案的运转过程，对可能或已经造成的泄密情况及时处理。

六、情况报告

1、报告形式

电话报告、书面报告、网络发送、监控系统报警等。

2、报告原则

一旦发生重大档案加工工作突发事件，须立即向甲方档案管理部门报告，同时向公司应急领导小组报告。遇到紧急突发事件可以先打电话报告，后补书面报告。

报告内容要客观真实，重点要素要准确，不得主观臆断。

事发后，应将突发事件的原因、变化动态、应急措施、处置结果等情况随时向甲方档案管理部门报告，同时向公司应急领导小组报告。

3、报告程序

档案加工突发事件发生时，事故现场项目经理应及时报告甲方档案管理主要负责人，同时报公司应急领导小组。

如发生一、二级档案加工突发事件，事发地项目经理必须在突发事件发生后30分钟内，电话报告公司主要领导。

4、报告内容

事件发生或可能发生的时间、地点、类别；

事件发生的简要经过、结果，档案损失情况的初步估计；

事件发生时采取的应急处置措施及事件受控程度；

事件原因分析；

其他需要报告的有关事项。

在处置突发事件工作中，任何人都不得对突发事件进行隐瞒、缓报、谎报。

七、善后处理

1、善后与后期跟踪

突发事件处置结束后，应有专人进行相关的收尾善后工作，包括警戒解除、卫生清理、事件报告、后续跟踪等。

2、完善应急预案

突发事件处置结束后10日内，应根据突发事件暴露出的问题，进行整改，进一步修订完善相关的应急预案。